RISKIENHALLINTA

Riskienhallinnan tavoitteena on jatkuvasti hankkia tietoa, arvioida ja hallita yhtiön toiminnassa esiintyviä mahdollisuuksia, uhkia ja riskejä sen varmistamiseksi, että yhtiö saavuttaa tavoitteensa ja turvaa toimintansa jatkuvuuden. Riskienhallinnan tarkoituksena on siten muun muassa tukea strategian toteuttamista, taloudellisten tavoitteiden saavuttamista, asiakaslupausten toteutumista, osingonmaksukykyä, omistaja-arvoa, vastuullisia toimintatapoja ja liiketoiminnan jatkuvuutta.

Tämä tavoite saavutetaan, kun konsernilla on:

Tieto sen tavoitteisiin ja toimintaan liittyvistä epävarmuustekijöistä, riskeistä ja mahdollisuuksista;
Johdonmukaiset menetelmät riskien ja niiden seurausten tunnistamiseksi, arvioimiseksi ja hallitsemiseksi.

Riskienhallinta on systemaattista toimintaa, jonka tarkoituksena on varmistaa riskien asianmukainen tunnistaminen, arviointi, hallinta ja seuranta. Se on olennainen osa Incapin suunnittelu- ja johtamisprosessia, päätöksentekoa, päivittäistä toimintaa sekä valvonta- ja raportointimenettelyjä. Riskejä arvioidaan ja hallitaan kokonaisvaltaisesti ja liiketoiminnan näkökulmat huomioiden. Tämä tarkoittaa, että keskeiset riskit tunnistetaan, arvioidaan, hallitaan, seurataan ja raportoidaan osana johtamisjärjestelmän raportointia ja liiketoimintaa.

incap risk management

Incapin toimitusjohtaja vastaa konsernin riskienhallinnan järjestämisestä tarkastusvaliokunnan valvoman ja Incapin hallituksen hyväksymän riskienhallintapolitiikan mukaisesti. Hallitus käsittelee myös riskejä ja riskien hallinnan toimintasuunnitelmia.

Jokainen Incapin johtoryhmän jäsen on vastuussa riskien käsittelystä omilla alueillaan. Incapin talousjohtaja vastaa vuosittaisesta riskienhallintaprosessista, rahoitusriskien valvonnasta ja riskien hallinnasta sekä johtaa yhtiön taloudellista ja vastuullisuusraportointia, sisäistä valvontaa ja rahoitusriskien hallintaa.

Kaikkien työntekijöiden odotetaan ymmärtävän ja hallitsevan liiketoimintaan, toimintaan ja vaaraan liittyviä riskejä työympäristössään ja tehtävissään.

SISÄINEN VALVONTA

Tarkastusvaliokunnan tehtävänä on seurata sisäisen valvonnan, sisäisen tarkastuksen ja riskienhallinnan tehokkuutta sekä tarkastella riskienhallintaa, hallintoa ja sisäistä valvontaa koskevia prosesseja. Incapin sisäistä valvontaa toteuttavat yhtiön kaikilla tasoilla hallitus, johto ja Incapin henkilöstö.

Konsernin valvontaympäristö perustuu yhtiön periaatteisiin ja arvoihin.

Incapin operatiiviset yksiköt noudattavat konsernitasoisia ohjeita, kuten kirjanpidon ja raportoinnin ohjeita, kestävyysraportointiohjeita sekä taloudelliseen ja kestävyysraportointiin liittyviä riskienhallinnan ja sisäisen valvonnan periaatteita. Toimitusjohtaja ja eri toimintojen johtajat vastaavat riittävien valvontatoimenpiteiden järjestämisestä sekä ohjeiden noudattamiseen liittyvästä koulutuksesta yksiköissään. Lisäksi he vastaavat omilla vastuualueillaan siitä, että kirjanpidossa ja hallinnossa noudatetaan lakeja, konsernin toimintaperiaatteita sekä Incap Oyj:n hallituksen antamia ohjeita ja määräyksiä.

Valvontatoimenpiteet ovat toimintaohjeita ja -käytäntöjä, joilla varmistetaan johdon määräysten toteutuminen. Näitä toimenpiteitä ovat esimerkiksi hyväksynnät, valtuutukset, tarkastukset, tasapainottaminen, suorituskyvyn seuranta, omaisuuden suojaaminen ja työnjako.

Sisäisen valvonnan tavoitteena on varmistaa, että

toiminnot ovat tehokkaita, toimivia ja strategian mukaisia
taloudellinen ja kestävyysraportointi ja johdolle annettavat tiedot ovat luotettavia, täydellisiä ja ajantasaisia
yhtiön julkistamat taloudelliset raportit antavat olennaisesti oikeat tiedot yhtiön taloudesta ja kestävyystoimista
yhtiössä toimitaan määriteltyjen sisäisten toimintaohjeiden mukaisesti
yhtiössä noudatetaan soveltuvia lakeja ja sääntelyä.

Yhtiön omaa toimintaa seurataan jatkuvasti myös erillisillä arvioinneilla, kuten sisäisillä tarkastuksilla ja tilintarkastuksella, asiakkaiden tekemillä toimittaja-auditoinneilla sekä ulkoisilla ja sisäisillä laatuauditoinneilla.

Taloudellisen ja vastuullisuusraportoinnin valvonnasta vastaavat hallitus, tilintarkastajat, toimitusjohtaja, konsernin johtoryhmä ja konsernin talousosastot. Seurantaa tehdään jatkuvasti, osana päivittäisiä tehtäviä tai tietyssä tehtävässä.

Konserni pyrkii integroimaan ohjauksen kaikkeen päivittäiseen toimintaan. Tehokas sisäinen valvonta edellyttää, että tehtävät jaetaan asianmukaisesti ja mahdolliset riskialttiit tehtävien yhdistelmät eliminoidaan. Valvonnan välineitä ovat muun muassa konsernitasoiset ohjeet, taloudellisen ja vastuullisuusraportoinnin tarkistuspisteet, laskenta- ja raportointiohjeet sekä konsernin säännölliset liiketoimintakatsaukset.

Konsernilla ei ole liiketoimintansa laajuudesta johtuen erityistä sisäisen tarkastuksen organisaatiota. Sisäinen tarkastus on järjestetty siten, että tarvittavat tarkastuspalvelut hankitaan ajoittain tarkastusvaliokunnan ehdottamalta ja hallituksen hyväksymältä ulkopuoliselta tilintarkastuspalvelun tarjoajalta. Palvelujen tarjoajan, joka on yleensä auktorisoitu tilintarkastaja, on oltava riippumaton, pätevä ja riittävillä resursseilla varustettu.

TALOUDELLINEN JA KESTÄVYYSRAPORTOINTIPROSESSI JA VALVONTA

Incapissä asianmukainen taloudellinen raportointi tarkoittaa, että Incapin tilinpäätös antaa oikean ja riittävän kuvan konsernin liiketoiminnan tuloksesta ja taloudellisesta asemasta. Oikea kestävyysraportointi Incapissa tarkoittaa, että vastuullisuusraportointi antaa tarkan näkökulman kestävyysasioissa. Taloudelliseen ja kestävyysraportointiprosessiin liittyvä sisäinen valvonta on osa konsernin sisäistä valvontajärjestelmää.

Konsernin yhteiset kirjanpitoperiaatteet on määritelty sovellettavien lakien ja määräysten ja standardien perusteella ja tarkastusvaliokunta on käsitellyt ja hallitus hyväksynyt ne. Konsernin talousosasto ohjeistaa organisaatiota kuukausittaisen taloudellisen ja neljännesvuosittaisen kestävyysraportoinnin raportointiperiaatteista sekä budjetoinnista ja arvioista. Konsernin talousosasto vastaa taloudelliseen ja vastuullisuusraportointiin liittyvistä raportointiprosesseista ja -käytännöistä sekä tarvittaessa organisaation koulutuksista.

Konsernin talousosasto laatii konsernitilinpäätöksen ja kestävyysselvityksen sekä vastaa tilinpäätöksen ja kestävyysstandardien tulkinnasta ja soveltamisesta.

Paikalliset talousosastot huolehtivat tytäryhtiöiden ulkoisesta ja sisäisestä kirjanpidosta ja raportoinnista. Tytäryhtiöt raportoivat kuukausittain konsernin yhteiseen taloudelliseen raportointijärjestelmään. Kestävyysraportointi tehdään erillisessä konsernitason raportointijärjestelmässä neljännesvuosittain. Raportoituja lukuja tarkastelevat sekä konsernin että tytäryhtiöiden talousosastot sekä soveltuvin osin tai kun kyse on kestävyystiedoista myös asiantuntijaosastot, kuten HR, HSE ja laatuosasto. Osa konsernin kirjanpidosta ja taloudellisesta raportoinnista on ulkoistettu ulkopuoliselle kumppanille.

Konsernin talousosasto valmistelee raportit toteutuneesta ja arvioidusta taloudellisesta tuloksesta sisällytettäväksi tarkastusvaliokunnan ja hallituksen kokousmateriaaleihin. Konsernin talousosasto valvoo raportointi- ja valvontaprosessien noudattamista. Kaikki taloustoiminnot seuraavat ulkoisen ja sisäisen talous- ja kestävyysraportoinnin tietojen oikeellisuutta esimerkiksi analysoimalla toteutuneen tuloksen eroja edelliseen vuoteen ja budjettiin sekä arvioita. Tunnusluvut analysoidaan samalla tavalla.

ROOLIT JA VASTUUT

Hallitus huolehtii yhtiön kirjanpidon ja talouden valvonnan asianmukaisesta järjestämisestä. Tarkastusvaliokunnan tehtävänä on seurata osavuosikatsausten, tilinpäätöksen, kestävyysraportoinnin ja raportointiprosessien laatua ja eheyttä sekä seurata sisäisen valvonnan, riskien ja riskienhallinnan tehokkuutta. Hallitus käsittelee ja hyväksyy tilinpäätöksen, osavuosikatsaukset ja vastuullisuusraportit.

Toimitusjohtaja ja tytäryhtiöiden johtajat vastaavat tilinpäätösraportointiin liittyvän sisäisen valvonnan toteutumisesta. Tässä tehtävässä heitä auttavat konsernin talousosastot.

Konsernin toimitusjohtaja vastaa tehokkaan valvontaympäristön ylläpidosta. Toimitusjohtaja vastaa siitä, että kirjanpitokäytännöt noudattavat lakeja ja että yhtiön taloutta hoidetaan luotettavasti ja asiantuntevasti. Tytäryhtiöiden toimitusjohtajat huolehtivat sisäisestä valvonnasta ja riskien hallinnasta käytännössä. Konsernin johtajat ja henkilöstö edistävät taloudellisen raportointi prosessin tehokasta sisäistä valvontaa omalla toiminnallaan.