Miten ERP ja MES muuttivat Incap Slovakian toimintoja

EMS-palveluita tarjoavaan Incap Corporationiin kuuluva Incap Slovakia aloitti toiminnanohjausjärjestelmänsä päivittämisen kesällä 2024. Kyseessä ei ollut pelkkä ohjelmiston vaihto, vaan tehtaan kaikki toimintatavat, materiaalinhallinta ja asiakaspalvelu otettiin uudelleentarkasteluun. SAP Business One -järjestelmään siirtyminen toteutettiin kumppaniyrityksenä toimineen slovakialaisen Softipin kanssa. Vanhat järjestelmät korvattiin yhtenäisellä ERP- ja MES-alustalla, joka on suunniteltu lisäämään nopeutta, läpinäkyvyyttä ja skaalautuvuutta.

Kysyimme Incap Slovakian toimitusjohtajalta Miroslav Michalikilta muutoksen syistä, siirtymävaiheen opeista ja siitä, miten uusi järjestelmä näkyy käytännön työssä.

 

Miksi ERP-päivitys koettiin tarpeelliseksi?

Aiempi toiminnanohjausjärjestelmämme ei yksinkertaisesti enää riittänyt. Se oli aika joustamaton, paikallista tukea ei ollut saatavilla eikä järjestelmä pystynyt kehittymään kasvavien operatiivisten tarpeidemme mukana. Aika oli kypsä. Tarvitsimme alustan, joka tukisi reaaliaikaista näkyvyyttä, parempaa automaatiota ja toimintojen välistä integraatiota.

Arvioimme vaihtoehdot huolella. SAP B1 (SAP Business One) tarjosi parhaan hinta-laatusuhteen, ja mikä tärkeintä, toimittaja Softip toi mukanaan sekä vahvaa asiantuntemusta että paikallisuutta. Nopeasti muuttuvassa EMS-ympäristössä ei ole varaa takertua järjestelmiin, jotka eivät pysty mukautumaan. Toiminnanohjausjärjestelmä on tuotannollisen toiminnan selkäranka, ja me tarvitsimme ratkaisun, joka tukee kasvua.

 

Miten käyttöönotto eteni?

Hanke alkoi toukokuussa 2024. Ensimmäisessä vaiheessa keskityttiin teknisen infrastruktuurin rakentamiseen ja testiympäristön valmisteluun. Sen jälkeen kartoitimme ja määrittelimme uudelleen omat prosessimme, erityisesti tuotantoon liittyvät, jotta ne vastaisivat SAP B1:n ja siihen integroidun tuotannonohjausjärjestelmän ominaisuuksia.

Panostimme koulutukseen. Järjestimme työpajoja hankkeeseen osallistuville ja pidimme päivittäisiä 1,5 tunnin mittaisia arviointikokouksia, joissa seurattiin edistymistä ja ratkaistiin ongelmia reaaliajassa. Ennen käyttöönottoa inventoimme kaiken, laadimme materiaaliluettelon ja loimme prosessimäärittelyt migraatiota varten.

Haasteitakin oli. Käännökset meidän oman terminologian ja toiminnanohjausjärjestelmän logiikan välillä aiheuttivat jonkin verran viivästyksiä. Ja kun yritimme yksinkertaistaa tuotantovaiheessa olevien tuotteiden siirtoa, päädyimme tekemään päätöksen, joka pitkällä aikavälillä hidasti koko prosessia. Se oli oppimiskokemus, jonka ansiosta osaamme nykyään tehdä parempia päätöksiä.

 

Mitä vaikutuksia uudella järjestelmällä on tähän mennessä ollut?

Suurin parannus on tapahtunut läpinäkyvyydessä. Saamme tarkkaa operatiivista dataa reaaliajassa eri osastoilta. Raportointi on nopeampaa ja joustavampaa, ja esimerkiksi taloushallinnossa ja valvonnassa pystytään luomaan tarvitut raportit ilman ulkopuolista apua. Järjestelmä on täysin lokalisoitu ja tukenamme on osaava paikallinen ERP-kumppani.

Tuotannossa MES-integraatio on parantanut materiaalien seurantaa ja hallintaa. Viivakoodiskannaukset menevät nyt suoraan tuotannonohjausjärjestelmään ja tiedot päivittyvät välittömästi. Järjestelmän piiriin kuuluu noin 90 prosenttia kaikista toiminnoista. Tämä on parantanut varastonvalvontaa ja helpottanut tuotannon suunnittelua. Olemme myös ottaneet käyttöön viivakoodipohjaisen varastonhallintajärjestelmän, mikä on vähentänyt manuaalisia virheitä ja tehnyt varastoinnista ja pakkaamisesta nopeampaa ja tarkempaa.

 

Miten uusi järjestelmä hyödyttää asiakkaitanne?

Suurimmat hyödyt asiakkaille tulevat tehokkuudesta, joustavuudesta ja ketteryydestä. Pystymme virtaviivaistamaan prosesseja ja tarjoamaan enemmän arvoa nopeampien toimitusten ja selkeämmän tiedonkulun muodossa. Suunnittelussa on helpompi vastata erityisvaatimuksiin ja tutkia erilaisia tuotantoskenaarioita.

Koska toiminnanohjaus ja tuotannonohjaus on integroitu keskenään, pystymme reagoimaan muutoksiin nopeasti, olipa kyse sitten uudesta tuotteesta tai toimitusaikataulun muutoksesta. Tämä ei ollut pelkkä sisäinen päivitys. Uudistus parantaa toimintamme laatua, aikataulutusta ja yleistä luotettavuutta.

 

Miten uuden järjestelmän käyttöönotto vaikutti työntekijöihin ja heidän tapaansa työskennellä yhdessä?

Siirtyminen vaati sopeutumista. Ensimmäiset viisi kuukautta järjestelmän käyttöönoton jälkeen keskityimme vanhojen rutiinien poisoppimiseen ja päivitettyjen työkalujen opetteluun. Nyt olemme hienosäätövaiheessa, jossa muokkaamme raportteja, parannamme prosesseja ja hyödynnämme paremmin alustan kaikkia ominaisuuksia. Palaute on ollut pääsääntöisesti myönteistä. Ihmiset ymmärtävät luotettavan, skaalautuvan ja työntekoa tehostavan järjestelmän arvon.

Järjestelmä on myös muuttanut tapaa, jolla tiimit työskentelevät keskenään. Käyttöönottovaiheessa eri osastojen oli kartoitettava ja määriteltävä prosessinsa yhdessä ja paljon entistä tarkemmin. Nyt kun kaikki tapahtuu yhtenäisessä ERP- ja MES-ympäristössä, eri toimintojen on pakko pelata yhteen. Niin järjestelmä yksinkertaisesti toimii.

 

Mitä järjestelmiä päivitätte seuraavaksi?

Työn alla on uusi työajanseurantajärjestelmä, joka mahdollistaa omien työtuntien seuraamisen reaaliajassa. Palkanlaskentajärjestelmään ollaan lisäämässä HR-moduuleita, joiden ansiosta asiakirjojen ja prosessien hallinta digitalisoituu. Asiakaspuolella CalcuQuote-hankintajärjestelmä on jo käytössä ja PipeDrive-asiakkuudenhallintajärjestelmää ajetaan parhaillaan sisään. Nämä ovat työkaluja, jotka vahvistavat koko asiakaspolkua ensimmäisestä yhteydenotosta lopulliseen toimitukseen asti.

SAP B1:n avulla Incap Slovakia on luonut perustan nopeammille, älykkäämmille ja skaalautuvammille toiminnoille. Muutos näkyy jo nyt kaikissa yksiköissä ja vahvistaa niiden asemaa luotettavana, asiakkaiden tarpeisiin vastaavana EMS-kumppanina.