Wie ERP und MES den Geschäftsbetrieb von Incap Slovakia transformierten
Incap Slovakia, Teil des globalen EMS-Anbieters Incap Corporation, begann Mitte 2024 mit der Modernisierung seines ERP-Systems. Dabei handelte es sich nicht nur um einen Softwarewechsel, sondern um eine vollständige Neugestaltung der Arbeitsweise im Werk, des Materialmanagements und der Kundenbetreuung. Die Einführung von SAP Business One in Zusammenarbeit mit dem slowakischen Partner Softip ersetzte Altsysteme durch eine integrierte ERP- und MES-Plattform, die auf mehr Geschwindigkeit, Transparenz und Skalierbarkeit ausgelegt ist.
Wir sprachen mit Miroslav Michalik, Managing Director von Incap Slovakia, über die Beweggründe für den Wechsel, die Erfahrungen während der Umstellung und darüber, wie das neue System bereits die Arbeitsweise verändert.
Warum war ein ERP-Wechsel notwendig?
Unser bisheriges ERP-System (Enterprise Resource Planning) war schlicht nicht mehr ausreichend. Es bot nur begrenzte Flexibilität, keinen lokalen Support und war nicht in der Lage, mit unseren steigenden betrieblichen Anforderungen mitzuwachsen. Der Zeitpunkt war günstig. Wir brauchten eine Plattform, die Echtzeittransparenz, mehr Automatisierung und eine funktionsübergreifende Integration ermöglicht.
Wir haben unsere Optionen sorgfältig geprüft. SAP B1 (SAP Business One) bot das beste Preis-Leistungs-Verhältnis und – was noch wichtiger war – einen starken lokalen Partner mit Softip, der sowohl Fachwissen als auch räumliche Nähe mitbrachte. In einer schnelllebigen EMS-Umgebung kann man es sich nicht leisten, an Systemen festzuhalten, die nicht anpassbar sind. ERP ist das Rückgrat der Fertigung, und wir benötigten ein System, das unser Wachstum unterstützt.
Wie verlief der Implementierungsprozess?
Wir starteten das Projekt im Mai 2024. In der ersten Phase lag der Fokus auf dem Aufbau der technischen Infrastruktur und der Einrichtung einer Testumgebung. Anschließend analysierten und überarbeiteten wir unsere internen Abläufe, insbesondere in der Produktion, um sie mit den Funktionen von SAP B1 und dem integrierten MES (Manufacturing Execution System) abzugleichen.
Die Schulung spielte eine zentrale Rolle. Wir führten praxisnahe Workshops mit dem Implementierungsteam durch und hielten tägliche 90-minütige Review-Sitzungen ab, um Fortschritte zu verfolgen und Probleme unmittelbar zu lösen. Vor dem Go-live führten wir außerdem eine vollständige Inventur durch und bereiteten Stücklisten (BOM) sowie Prozessdefinitionen für die Migration vor.
Natürlich gab es Herausforderungen. Die Übersetzung zwischen interner Terminologie und ERP-Systemlogik führte zu Verzögerungen. Zudem trafen wir bei der Vereinfachung der Übertragung halbfertiger Erzeugnisse eine Entscheidung, die sich langfristig als aufwendiger herausstellte. Es war eine lehrreiche Erfahrung, die uns nun hilft, künftige Entscheidungen fundierter zu treffen.
Welche Auswirkungen hat das neue System bisher gehabt?
Der größte Fortschritt ist die gewonnene Transparenz. Wir haben jetzt in Echtzeit Zugriff auf detaillierte Betriebsdaten aus allen Bereichen. Die Berichterstellung ist schneller und flexibler geworden und unsere Teams aus Finanzen, Controlling und weiteren Bereichen können nun eigenständig Berichte erstellen, ohne auf externe Unterstützung angewiesen zu sein. Zudem ist das System vollständig lokalisiert und wird durch einen starken lokalen Partner betreut.
In der Produktion hat die MES-Integration die Genauigkeit und Nachverfolgbarkeit des Materialstatus verbessert. Strichcodescans fließen nun direkt in das MES ein, liefern sofortige Updates und decken rund 90 % aller Abläufe ab. Das hat die Bestandskontrolle und die Produktionsplanung deutlich verbessert. Außerdem haben wir eine strichcodegestützte Lagerverwaltung eingeführt, die manuelle Fehler reduziert und die Einlagerung sowie die Kommissionierung beschleunigt und präziser macht.
Wie profitieren die Kunden vom neuen System?
Die größten Vorteile für unsere Kunden liegen in gesteigerter Effizienz, Flexibilität und Reaktionsgeschwindigkeit. Wir können unsere Prozesse straffen und durch kürzere Durchlaufzeiten und präzisere Daten einen höheren Mehrwert bieten. Auch auf spezifische Anforderungen lässt sich einfacher eingehen. Bei der Planung können wir verschiedene Szenarien besser simulieren.
Da ERP und MES integriert sind, können wir schnell auf Veränderungen reagieren – sei es bei der Einführung eines neuen Produkts oder bei geänderten Lieferterminen. Dies ist keine rein interne Optimierung. Sie wirkt sich direkt auf Qualität, Termintreue und Zuverlässigkeit aus.
Wie hat sich die Umstellung auf das Team und die Zusammenarbeit ausgewirkt?
Die Umstellung erforderte eine gewisse Anpassungsphase. In den ersten fünf Monaten nach dem Go-live lag der Fokus darauf, alte Gewohnheiten abzulegen und den Umgang mit den neuen Tools zu erlernen. Inzwischen befinden wir uns in der Phase der Feinjustierung: Wir passen Berichte an, verbessern Abläufe und nutzen die Möglichkeiten der Plattform besser aus. Insgesamt ist das Feedback positiv. Die Mitarbeitenden erkennen den Nutzen eines stabilen, skalierbaren Systems, das effizienteres Arbeiten ermöglicht.
Auch die Zusammenarbeit zwischen den Teams hat sich verändert. Während der Implementierung mussten die Abteilungen ihre Prozesse gemeinsam viel detaillierter als zuvor erfassen und definieren. Seitdem alle Bereiche in einer integrierten ERP- und MES-Umgebung arbeiten, ist bereichsübergreifende Zusammenarbeit nicht mehr optional – sie ist der neue Standard.
Was sind die nächsten Schritte in der digitalen Entwicklung?
Derzeit arbeiten wir an der Modernisierung unseres Anwesenheitssystems, damit Mitarbeitende in Echtzeit Zugriff auf ihre Arbeitszeitdaten erhalten. Gleichzeitig erweitern wir unser Lohnabrechnungssystem um HR-Module, um Dokumente und Prozesse stärker zu digitalisieren. Auf der Kundenseite haben wir CalcuQuote für die Beschaffung eingeführt und befinden uns in der Einführung von PipeDrive als CRM-System. Diese Tools werden die gesamte Customer Journey verbessern – vom ersten Kontakt bis zur finalen Lieferung.
Mit der Einführung von SAP B1 hat Incap Slovakia die Grundlage für einen schnelleren, intelligenteren und skalierbaren Betrieb geschaffen. Die Umstellung zeigt bereits Wirkung in allen Bereichen und stärkt die Position des Unternehmens als verlässlicher EMS-Partner, der mit dem Tempo seiner Kunden Schritt hält.
