Incap Oyj > Sijoittajat > Hallinto > Yhtiökokous

Incap Oyj:n ylin päättävä elin on yhtiökokous, joka kokoontuu hallituksen kutsumana varsinaiseen yhtiökokoukseen kerran vuodessa. Yhtiökokous pidetään kuuden kuukauden kuluessa tilikauden päättymisestä, yleensä huhtikuussa. Ylimääräinen yhtiökokous pidetään, jos osakkeenomistajat, joilla on yhteensä vähintään 10 % osakkeista, vaativat sitä kirjallisesti tietyn asian käsittelyä varten. Yhtiökokoukselle kuuluvat tehtävät on määritelty osakeyhtiölaissa ja yhtiöjärjestyksessä.

Yhtiökokouksessa käsiteltävistä asioista tiedotetaan osakkeenomistajille kokouskutsussa, joka julkaistaan pörssitiedotteena ja yhtiön kotisivuilla vähintään 21 päivää ennen yhtiökokousta. Samalla ilmoitetaan yhtiökokoukselle esitettävät asiakirjat, hallituksen tai muun toimivaltaisen elimen päätösehdotukset, osakkeenomistajien ja äänioikeuksien kokonaismäärä kokouskutsun päivänä sekä asiat, jotka on mahdollisesti otettu yhtiökokouksen asialistalle, mutta joista päätöstä ei ehdoteta tehtäväksi. Tiedot ovat saatavana yhtiön kotisivuilla (www.incapcorp.com) ainakin yhtiökokouksen päättymiseen saakka.

Yhtiökokouksen pöytäkirja äänestystuloksineen sekä yhtiökokouksen päätöksiin liittyvät pöytäkirjan liitteet julkaistaan yhtiön kotisivuilla kahden viikon kuluessa yhtiökokouksesta.

Varsinainen yhtiökokous 2020

Incap Oyj:n osakkeenomistajat kutsutaan varsinaiseen yhtiökokoukseen, joka pidetään maanantaina 20.4.2020 klo 13.00 alkaen osoitteessa Incap Oyj, Bulevardi 21 (sisäänkäynti Albertinkatu 25), 00180 Helsinki. Kokoukseen ilmoittautuneiden vastaanottaminen ja äänestyslippujen jakaminen aloitetaan klo 12.30.

Poikkeuksellinen koronavirusepidemiaan liittyvä tilanne aiheuttaa muutoksia yhtiökokousjärjestelyihin, sillä yhtiö haluaa asettaa osakkeenomistajien ja henkilöstönsä terveyden etusijalle.

Yhtiö suosittelee osakkeenomistajia harkitsemaan vakavasti kokouksesta poisjäämistä ja sen sijaan seuraamaan kokousta videoyhteyden välityksellä. Videoyhteyden katselun edellytyksenä on, että osakkeenomistaja on ilmoittautunut yhtiökokoukseen yhtiökokouskutsun mukaisesti. Lisätietoja videolinkin tilaamiseen tulee saataville 13.4.2020 mennessä Incapin tälle internetsivulle.

Videolinkin tilaaminen (päivitetty 9.4.2020)

Yhtiökokoukseen ilmoittautunut osakkeenomistaja voi seurata yhtiökokousta videolinkin kautta. Videolinkin voi tilata 15.4.–19.4.2020 välisenä aikana osoitteesta communications@incapcorp.com ja se toimitetaan viimeistään 19.4.2020.

Yhtiökokousta videoyhteyden kautta seuraavien ei katsota osallistuvan kokoukseen, eikä videoyhteyden kautta voi esittää kysymyksiä eikä äänestää. Yhtiökokouksen päätöksenteon turvaamiseksi yhtiö on saanut tietyiltä suurimmilta osakkeenomistajiltaan tiedon, että he kannattavat hallituksen ehdotuksia yhtiökokoukselle.

Kokous pidetään kaikilta osin mahdollisimman lyhyenä ja siinä käsitellään vain kokouskutsun mukaiset, välttämättömät asiat. Puheet pidetään lyhennettyinä ja osa niistä, kuten uuden hallituksen jäsenen esittely, pidetään videon tai ppt-esityksen välityksellä. Hallituksen jäsenten ja johtoryhmän osallistuminen on rajoitettu minimiin.

Kokouksessa ei ole kahvitarjoilua eikä jaettavaa materiaalia.

Yhtiökokous toteutetaan vain siinä tapauksessa, että se pystytään järjestämään viranomaisten asettamissa osallistumisrajoissa. Yhtiökokoukseen osallistuvia pyydetään seuraamaan yhtiön internetsivuja mahdollisten lisäohjeiden varalta.

Ohjeita kokoukseen osallistujille

Osakasluetteloon merkitty osakkeenomistaja

Oikeus osallistua yhtiökokoukseen on osakkeenomistajalla, joka on 6.4.2020 rekisteröity Euroclear Finland Oy:n pitämään yhtiön osakasluetteloon. Osakkeenomistaja, jonka osakkeet on merkitty hänen henkilökohtaiselle suomalaiselle arvo-osuustililleen, on rekisteröity yhtiön osakasluetteloon. Yhtiön osakasluetteloon merkityn osakkeenomistajan, joka haluaa osallistua yhtiökokoukseen, tulee ilmoittautua viimeistään 15.4.2020 klo 10, mihin mennessä ilmoittautumisen on oltava perillä.

Yhtiökokoukseen voi ilmoittautua:

a) sähköpostitse osoitteeseen communications@incapcorp.com
b) kirjeitse osoitteeseen Incap Oyj/Yhtiökokous, Bulevardi 21, 00180 Helsinki.

Ilmoittautumisen yhteydessä tulee ilmoittaa osakkeenomistajan nimi, henkilötunnus, osoite, puhelinnumero sekä mahdollisen avustajan tai asiamiehen nimi ja asiamiehen henkilötunnus.

Osakkeenomistajien Incap Oyj:lle luovuttamia henkilötietoja käytetään vain yhtiökokouksen ja siihen liittyvien tarpeellisten rekisteröintien käsittelyn yhteydessä. Osakkeenomistajan, hänen edustajansa tai asiamiehensä tulee kokouspaikalla tarvittaessa pystyä osoittamaan henkilöllisyytensä ja/tai edustusoikeutensa.

Hallintarekisteröidyn osakkeen omistaja

Hallintarekisteröityjen osakkeiden omistajalla on oikeus osallistua yhtiökokoukseen niiden osakkeiden nojalla, joiden perusteella hänellä olisi oikeus olla merkittynä Euroclear Finland Oy:n pitämään osakasluetteloon yhtiökokouksen täsmäytyspäivänä 6.4.2020. Osallistuminen edellyttää lisäksi, että osakkeenomistaja on näiden osakkeiden nojalla tilapäisesti merkitty Euroclear Finland Oy:n pitämään osakasluetteloon viimeistään 15.4.2020 klo 10.00 mennessä. Hallintarekisteriin merkittyjen osakkeiden osalta tämä katsotaan ilmoittautumiseksi yhtiökokoukseen.

Omaisuudenhoitajan tilinhoitajayhteisön tulee ilmoittaa hallintarekisteröidyn osakkeen omistaja, joka haluaa osallistua varsinaiseen yhtiökokoukseen, merkittäväksi tilapäisesti yhtiön osakasluetteloon viimeistään edellä mainittuun ajankohtaan mennessä. Lisätietoa asioista on saatavilla myös yhtiön internet-sivuilla osoitteessa www.incapcorp.com

Asiamiehen käyttäminen ja valtakirjat

Osakkeenomistaja saa osallistua yhtiökokoukseen ja käyttää siellä oikeuksiaan asiamiehen välityksellä. Osakkeenomistajan asiamiehen on esitettävä päivätty valtakirja, tai hänen on muuten luotettavalla tavalla osoitettava olevansa oikeutettu edustamaan osakkeenomistajaa. Mikäli osakkeenomistaja osallistuu yhtiökokoukseen usean asiamiehen välityksellä, jotka edustavat osakkeenomistajaa eri arvopaperitileillä olevilla osakkeilla, on ilmoittautumisen yhteydessä ilmoitettava osakkeet joiden perusteella kukin asiamies edustaa osakkeenomistajaa. Mahdolliset valtakirjat pyydetään toimittamaan osoitteeseen Incap Oyj/Yhtiökokous, Bulevardi 21, 00180 Helsinki ennen ilmoittautumisajan päättymistä.

Aiempien vuosien yhtiökokoukset

Varsinainen yhtiökokous 2019

Yhtiökokouksen 2019 pöytäkirja

Liite 1-2 Kutsu yhtiokokoukseen 2019 pdf-muodossa sisältäen agendan

Liite 3 Hallitukseen ehdotettujen jäsenten esittely

Liite 4 Toimitusjohtajan katsaus

Liite 5 Incap Vuosikertomus 2018

Liite 6 Hallituksen esitykset yhtiokokoukselle

Varsinainen yhtiökokous 2018

Yhtiökokouksen pöytäkirja

Liite 1 Työjärjestys

Liite 2 Yhtiökokouskutsu

Liite 4 Toimitusjohtajan katsaus

Liite 5 Tilinpäätös 2017

Liite 6-12 Ehdotukset yhtiökokoukselle

Varsinainen yhtiökokous 2017

Yhtiökokouksen pöytäkirja

Liite 1 Incap Oyjn yhtiökokouksen työjärjestys

Liite 2 Kutsu Incap Oyjn yhtiökokoukseen

Liite 4 Toimitusjohtajan katsaus ja tilinpäätöksen esittely

Liite 5 Tilinpäätös 2016

Yhtiökokouskutsu, tiedote 21.3.2017

Ehdotukset yhtiökokoukselle, tiedote 31.3.2017

Varsinainen yhtiökokous 2016

Yhtiökokouksen pöytäkirja

Liite 1 Työjärjestys

Liite 2 Kokouskutsu

Liite 4 Toimitusjohtajan katsaus

Liite 5 Tilinpäätös sisältäen toimintakertomuksen ja tilintarkastuskertomuksen

Liitteet 6-14 Ehdotukset yhtiökokoukselle

Ylimääräinen yhtiökokous 2015

Kokouskutsu

Ehdotukset yhtiökokoukselle

Hallituksen selostus

Pöytäkirja yhtiökokouksesta

Varsinainen yhtiökokous 2015

Yhtiökokouksen pöytäkirja

Liite 1 Työjärjestys

Liite 2 Kokouskutsu

Liite 4 Toimitusjohtajan katsaus

Liitteet 6-13 Ehdotukset yhtiökokoukselle